La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont TalentPilot (la « Plateforme »), développée et exploitée par le cabinet Talent Office (FIDOLI), collecte, utilise, protège et partage les données personnelles des entreprises clientes (les « Tenants »), de leurs administrateurs, et de leurs employés.
Important : En vous inscrivant et en utilisant TalentPilot, vous acceptez la collecte et le traitement de vos données conformément à cette politique et aux dispositions légales en vigueur en République du Bénin relatives à la protection des données personnelles.
1. Responsables du Traitement des Données
Le traitement des données s'effectue sous une responsabilité conjointe :
Le Client (Tenant) : L'entreprise cliente de TalentPilot est le Responsable du Traitement concernant les données de ses employés qu'elle saisit ou importe sur la Plateforme.
Talent Office : En tant que concepteur et hébergeur de la Plateforme, Talent Office agit en qualité de Sous-traitant pour le compte du Client pour la gestion des employés, et de Responsable de Traitement pour la gestion administrative des comptes des Tenants et de leur facturation.
2. Données Personnelles Collectées
Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme, les données suivantes sont collectées et traitées :
A. Données relatives à l'Entreprise et aux Administrateurs :
Nom de l'entreprise, numéro RCCM, adresse physique, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone.
Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle et mot de passe chiffré des administrateurs et RH désignés.
Données de facturation et d'historique des abonnements.
B. Données relatives aux Employés (renseignées par le Client) :
Identité : Nom, prénom, genre, date et lieu de naissance, nationalité, photo de profil.
Coordonnées : Adresse e-mail (professionnelle et personnelle), numéro de téléphone, adresse de résidence.
Données administratives : Numéro CNSS, Numéro Personnel d'Identité (NPI), situation de famille, nombre d'enfants à charge.
Données professionnelles : Contrat de travail (type, dates, avenants), poste occupé, grade, échelon, département/service, historique de carrière.
Données financières & paie : Salaire de base, primes, indemnités, avantages, historique des bulletins de paie, coordonnées bancaires (RIB), demandes de prêts et d'avances sur salaire.
Présence & Temps de travail : Heures de pointage, retards calculés, heures supplémentaires, demandes et soldes de congés (annuels, maladie, maternité, etc.).
3. Finalités du Traitement
Les données personnelles sont traitées exclusivement pour répondre aux finalités suivantes :
Gestion administrative du personnel et des carrières au sein de votre entreprise.
Calcul automatisé de la paie, édition des fiches de paie conformes et états de paiement bancaires.
Établissement des déclarations sociales obligatoires (telles que les déclarations CNSS) et fiscales (ITS).
Suivi des temps de présence, des retards et gestion du workflow d'approbation des congés.
Fourniture d'un espace personnel sécurisé aux employés pour consulter leurs fiches de paie et soumettre leurs requêtes.
Support technique et résolution des incidents par l'équipe Talent Office.
4. Sécurité et Confidentialité des Données
Talent Office s'engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques :
Chiffrement : Tous les flux de données transitant par la plateforme sont sécurisés via le protocole HTTPS/TLS. Les mots de passe des comptes sont hachés de manière sécurisée en base de données.
Isolation des données : TalentPilot utilise une architecture multi-tenant stricte garantissant qu'aucune entreprise ne peut accéder aux données d'une autre entreprise.
Hébergement : Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés bénéficiant de pare-feux et de dispositifs de sécurité stricts pour éviter les accès non autorisés.
Contrôle d'accès : Les accès aux données sont limités aux collaborateurs dûment autorisés du Client selon leurs rôles (Admin Tenant, RH, Employé) et à l'équipe technique de Talent Office pour les seules nécessités de maintenance.
5. Durée de Conservation des Données
Les données relatives aux employés sont conservées pendant toute la durée du contrat liant le Client à Talent Office. En cas de résiliation de l'abonnement, le Client dispose d'un délai de 30 jours pour exporter l'ensemble de ses données. Passé ce délai, Talent Office procédera à la suppression définitive des bases de données du Client, à l'exception des données nécessaires au respect de ses propres obligations légales de facturation et de comptabilité.
6. Partage des Données
Talent Office s'interdit formellement de vendre, louer ou céder les données personnelles collectées sur la Plateforme à des tiers à des fins commerciales. Les données ne sont transmises aux entités compétentes (ex: Caisse Nationale de Sécurité Sociale - CNSS, administration fiscale béninoise) qu'en vertu d'une obligation légale et sur instruction expresse du Client.
7. Droits des Personnes Concernées
Conformément à la législation sur la protection des données personnelles en République du Bénin, chaque utilisateur et employé dispose des droits suivants :
Droit d'accès et d'information concernant ses données personnelles.
Droit de rectification de ses données inexactes.
Droit à l'effacement de ses données (sous réserve des durées légales de conservation imposées par le droit du travail béninois).
Droit de s'opposer à un traitement pour motif légitime.
Pour exercer ces droits, l'employé doit adresser sa demande en premier lieu au service RH de son entreprise (le Client). L'administrateur de l'entreprise peut contacter Talent Office à l'adresse ci-dessous pour toute assistance technique.
8. Contact
Pour toute question ou demande d'information concernant la présente politique, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :